Directives de présentation d’une affiche :

Il y a deux séances de présentation par affiche : 1re séance (1708010), lundi et mardi et 2e séance (1708011), mercredi et jeudi.

Les affiches seront exposées durant les deux jours réservés à chaque séance, mais le présentateur devrait être présent, afin de répondre aux questions, durant les périodes de présentation par affiche, lundi ou mercredi après-midi. Le plan de l’exposition montrera l’emplacement des tableaux d’affichage.

L’affiche ne doit pas mesurer plus de 120 cm sur 120 cm, et une taille légèrement inférieure est conseillée. Le présentateur est responsable de la pose et du retrait de son affiche. Des attaches Velcro seront fournies. Assurez-vous d’installer votre affiche sur le tableau numéroté indiqué, afin de respecter le regroupement par thème et d’éviter la confusion. Des bénévoles vous aideront à trouver le tableau qui vous a été assigné.

L’installation des affiches de la première séance s’effectuera avant 11 h lundi et celle de la seconde séance, avant 10 h 30 mercredi. Nous mettrons au rebut toute affiche toujours fixée aux tableaux après 13 h jeudi.

La SCMO décernera des prix aux étudiants ayant présenté la meilleure affiche en océanographie, la meilleure affiche en météorologie et la meilleure affiche dans les autres sujets, incluant le climat, la qualité de l'air, la limnologie at les glaces. Les étudiants souhaitant concourir pour ces prix doivent s’inscrire sur l’une des trois listes (océanographie, météorologie ou "autres") AVANT 12 h le jour de leur séance de présentation par affiche. Les listes se trouveront au kiosque d’inscription. L’ajout de votre photo sur l’affiche est un atout. Les juges pourraient vouloir vous rencontrer.

Directives de présentation orale :

Chaque présentation orale durera 15 minutes, soit un exposé de 12 minutes et une période de questions ou de commentaires de 3 minutes. Certains conférenciers disposent de 30 minutes en tout et les conférenciers des séances plénières disposent de 45 minutes.

Nous vous conseillons d’arriver 30 minutes avant le début de la séance, afin de garantir le transfert adéquat de votre présentation sur l’ordinateur de la séance à partir de votre clé USB, avant le début des présentations. Assurez-vous que votre présentation est enregistrée sur une clé USB de format standard pour garantir sa compatibilité avec l’ordinateur de la séance. Les ordinateurs de séances n’acceptent pas les DVD. Vous devriez aussi apporter une version PDF de votre présentation au cas où un problème de compatibilité empêcherait son bon fonctionnement.

Les écrans de la salle de conférence seront mieux adaptés aux diapositives de format 16:9 (écran large), mais les diapositives de format 4:3 (normal) devraient projeter de manière satisfaisante.

Nom des fichiers de présentation :

Le nom des fichiers et des répertoires doit se composer de votre nom de famille, suivi de votre prénom et du numéro du résumé. Les types de fichiers acceptables en soutien aux présentations orales sont : PowerPoint (.ppt, .pptx), Adobe Reader (.pdf) et QuickTime.

PowerPoint incorpore directement les images dans le fichier de présentation durant la sauvegarde, mais exclut les vidéos. Il ne crée qu’un lien entre la vidéo et le fichier de présentation. Sauvegardez la vidéo associée à votre présentation dans le même répertoire que le fichier PowerPoint avant de le lier à celui-ci. De cette façon, le lien entre le fichier PowerPoint et la vidéo restera valide. Veillez à sauvegarder tant les fichiers PowerPoint que les vidéos sur votre clé USB. Il est possible de lire des fichiers vidéo ou audio sans PowerPoint, à l’aide du lecteur multimédia VCL, qui est compatible avec divers formats (.wmv, .mpg, .avi, .mov, etc.). Veuillez préparer vos fichiers adéquatement.

Ordinateur et équipement audiovisuel :

Il vous sera impossible d’utiliser votre propre ordinateur. Toutes les salles de présentation comprendront un PC exploitant Windows 10 et équipé de MS Office 2016, des lecteurs QuickTime, VLC et Windows Media, ainsi que d’Adobe Acrobat Reader. N’oubliez pas de vérifier bien à l’avance le fonctionnement de votre présentation, notamment si elle comprend des fichiers audio/vidéo ou des animations. Vous n’aurez pas accès à Internet durant votre présentation. Chaque salle est équipée d’un écran, d’un projecteur ACL, d’un minuteur, d’un pointeur laser et d’un lutrin avec microphone.